Πολλοί Οργανισμοί, όπως Δήμοι, Εκπαιδευτικά Ιδρύματα, Ανώνυμες Εταιρείες, κ.α., που συγκαλούν σε τακτική βάση Συνεδριάσεις, έχουν διαπιστώσει την ανάγκη χρήσης εργαλείων για τη διαχείριση της ημερήσιας διάταξης και των πρακτικών. Ο όγκος της πληροφορίας που καλούνται να διαχειριστούν οι υπεύθυνοι διοργάνωσης των Συμβουλίων είναι μεγάλος και η ευθύνη της παρακολούθησης όλων των θεμάτων απαιτεί την δυνατότητα αυτοματοποίησης των σχετικών διαδικασιών.

Το Λογισμικό Διαχείρισης Συνεδριών & Πρακτικών της Archimedia παρέχει την απαραίτητη λειτουργικότητα ώστε να επιτρέψει την αυτοματοποίηση των διαδικασιών σύνταξης, διάχυσης και γενικότερα διαχείρισης των εγγράφων που αφορούν μια Συνεδρία όπως Ημερήσια Διάταξη, Αποφάσεις, Πρακτικά, Αποσπάσματα Πρακτικών, Λίστα Ενεργειών, κλπ.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα λειτουργικά χαρακτηριστικά του συστήματος πατήστε εδώ.

• Αυτοματοποιημένες Διαδικασίες
  • Παρέχει τη δυνατότητα διαχείρισης της δομής της Ημερήσιας Διάταξης με προκαθορισμένες κατηγορίες και υποκατηγορίες θεμάτων
  • Παρέχει τη δυνατότητα αυτόματης αποστολής της Ημερήσιας Διάταξης με e-mail στους συμμετέχοντες
    
    
• Διασύνδεση με Ηλ. Πρωτόκολλο
  • Παρέχει τη δυνατότητα σύνταξης της Ημερησίας Διάταξης με απλή διαδικασία προσθήκης θεμάτων προς συζήτηση είτε γράφοντας τον τίτλο του Θέματος είτε απλά επιλέγοντας έγγραφα από την εφαρμογή Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου, είτε επισυνάπτοντας ηλεκτρονικό αρχείο από το σύστημα αρχείων ή ακόμα και με άμεση ψηφιοποίηση αρχείου μέσω scanner.
  • Παρέχει τη δυνατότητα αυτόματης πρωτοκόλλησης της Ημερήσιας Διάταξης.
    
    
• Χρήση Προτύπων (Templates)
  • Παρέχει τη δυνατότητα εξαγωγής σε αρχείο MS Word βάσει προκαθορισμένου προτύπου (template) της Ημ. Διάταξης και των Πρακτικών.
    
    
• Ευελιξία
  • Παρέχει τη δυνατότητα παραμετροποίησης του τρόπου προβολής θεμάτων, και αυτόματη αρίθμηση και ταξινόμηση.
    
    
• Ηλεκτρονική Βιβλιοθήκη Πρακτικών & Συνεδριάσεων
  • Δυνατότητες περιήγησης στα θέματα και τις αποφάσεις παλαιότερων Συνεδριών, αναζήτησης Συνεδρίας ή Απόφασης με βάση κάποιο θέμα συζήτησης, δυνατότητα αναζήτησης στο κείμενο Αποφάσεων ή Πρακτικών κάποιου θέματος συζήτησης, συνδυασμού κριτηρίων αναζήτησης.

Λειτουργικά χαρακτηριστικά που αφορούν στη διαχείριση των Πρακτικών

• Ευκολία Καταχώρισης
  • Εύκολη και γρήγορη καταχώριση των Αποφάσεων και Πρακτικών για κάθε θέμα της Συνεδρίας. Υποστηρίζεται καταχώριση μορφοποιημένου κειμένου, ακόμη και μέσω MS Word.
    
    
• Επιτάχυνση Διαδικασίας Σύνταξης Πρακτικών
  • Δυνατότητα εμφάνισης προκαθορισμένου κειμένου στο τμήμα Απόφασης κάθε θέματος της Συνεδρίας. Με τον τρόπο αυτό επιταχύνεται και διευκολύνεται η σύνταξη Πρακτικών όταν συζητούνται θέματα με παρόμοιες αποφάσεις.
    
    
• Καταχώριση Συνημμένων
  • Δυνατότητα καταχώρισης συνημμένων ηλεκτρονικών αρχείων (PDF, Word, Excel, κ.α.) για τα Πρακτικά ενός θέματος.
    
    
• Εξαγωγή Αρχείου Κειμένου
  • Εξαγωγή των Πρακτικών σε αρχείο MS Word βάσει προκαθορισμένου προτύπου (template). Για κάθε θέμα συζήτησης, παρέχεται η δυνατότητα εξαγωγής αποσπάσματος πρακτικών σε αρχείο MS Word, προκειμένου να σταλεί σε κάποιον άμεσα ενδιαφερόμενο μόνο αυτή η απόφαση.
    
    
• Αυτόματη Αποστολή
  • Παρέχεται δυνατότητα αυτόματης αποστολής με e-mail των αποσπασμάτων πρακτικών στους ενδιαφερόμενους.
    
    
• Οριστικοποίηση - Κλείδωμα
  • Επισημοποίηση πρακτικών, με «κλείδωμα» των σχετικών εγγραφών σε σχέση με ενέργειας αλλαγής και ενημέρωσης.
    
    
• Εξαγωγή Λίστας
  • Καταχώρηση και Εξαγωγή Λίστας Δράσης, σε σχέση με ενέργειες που πρέπει να γίνουν από αρμόδιο προσωπικό.
    
    

Απλούστατη, χαμηλών απαιτήσεων Χρήση & Διαχείριση

• Περιβάλλον Web - Διαλειτουργικότητα
  • Όλες οι λειτουργίες διατίθενται σε περιβάλλον Web, απαιτώντας έτσι μόνο την ύπαρξη ενός Web browser για την πρόσβαση των χειριστών. Ιδιαίτερη έμφαση έχει δοθεί σε θέματα διαλειτουργικότητας και τη χρήση ανοικτών προτύπων τόσο για την ανταλλαγή και προβολή δεδομένων, όσο και για την πρόσβαση στο σύστημα.
    
    
• Ανοικτά πρότυπα - Ασφάλεια
  • Δεδομένων Η υποδομή διαχείρισης εγγράφων προσφέρει τα ποιοτικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά για την παροχή ενός συστήματος πλήρως βασισμένο σε ανοικτά πρότυπα (όπως Web, XML και σημασιολογικά) και εγγυείται την ακεραιότητα των δεδομένων και την ασφαλή πρόσβαση στο καταγεγραμμένο υλικό από τους χειριστές.
    
    
• Ευέλικτη Αναζήτηση
  • Υποστηρίζεται πλήρης αναζήτηση στα αποθηκευμένα δεδομένα με συνδυασμό κριτηρίων αναζήτησης.