Προϊόντα     Έργα     Πελάτες     Προσωπικό
    Υπηρεσίες     Νέα     Επικοινωνία     Διασφάλιση Ποιότητας
Αρχική Σελίδα / Διαχείριση Εγγράφων / Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο - Σενάριο Χρήσης
Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο - Σενάριο Χρήσης
Εισερχόμενο Έγγραφο
Ένα νέο εισερχόμενο έγγραφο παραλαμβάνεται από τη Γραμματεία της Υπηρεσίας. Τα στοιχεία του εγγράφου καταχωρούνται στη φόρμα καταχώρησης νέου εισερχόμενου και αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων. Αν απαιτείται, εκτυπώνεται ολοσέλιδη Βεβαίωση Καταχώρησης Αιτήματος (Ν.2690/1999) με τα πλήρη στοιχεία του εγγράφου ή ετικέτα (π.χ. Αρ. Πρωτοκόλλου, Ημ. Καταχώρισης και Θέμα). Το έγγραφο μπορεί να χρεωθεί σ' αυτή τη φάση ή σε επόμενη. 		Ψηφιοποίηση Εγγράφου
Το φυσικό έγγραφο (χαρτί) μπορεί να ψηφιοποιηθεί με χρήση scanner και να αποθηκευτεί στη βάση δεδομένων με μορφή αρχείου PDF ή εικόνας (π.χ.TIFF, JPG). Το ψηφιοποιημένο έγγραφο συνδέεται με το εισερχόμενο και είναι άμεσα διαθέσιμο στα στελέχη που χειρίζονται το εισερχόμενο αυτό.
Η διαδικασία αυτή καθιστά περιττή την παραγωγή και διανομή φωτοτυπιών του εισερχόμενου και των συνημμένων αυτού, με προφανές όφελος στο κόστος αναλώσιμων και στην ταχύτητα διανομής και πρόσβασης των εγγράφων.
Χρέωση Εγγράφου
Το εισερχόμενο μπορεί να χρεωθεί σε μία ή περισσότερες Μονάδες ή Διευθύνσεις. Στη φάση αυτή πρόσβαση στο έγγραφο έχουν μόνο οι χειριστές με ρόλο Προϊστάμενου (και οι Γραμματείες αυτών). Κατά τη χρέωση σε Μονάδα ή Διεύθυνση, στο έγγραφο μπορεί να αποδοθεί (αυτόματα) νέος Αρ. Πρωτοκόλλου, που αφορά στη Διεύθυνση. 		Προϊστάμενος-Χρέωση σε Στελέχη
Οι Προϊστάμενοι (ή άλλο αρμόδιο προσωπικό με σχετικό ρόλο στην εφαρμογή) μπορούν να χρεώσουν το έγγραφο σε κάποιο στέλεχος (ή/και σε άλλη Διεύθυνση). Κατά τη χρέωση μπορούν να οριστούν οι ημερομηνίες στις οποίες αναμένεται η διεκπεραίωση, σχόλια και συνημμένα έγγραφα (ηλεκτρονικά αρχεία ή παλαιότερες εγγραφές Πρωτοκόλλου).
Σε σχετικούς Καταλόγους παρουσιάζονται δυναμικά τα έγγραφα που είναι σε εκκρεμότητα, το στάδιο στο οποίο βρίσκονται, τα σχόλια του χειριστή που τα έχει χρεωθεί, κ.τ.λ. Κατά τη χρέωση, οι αποδέκτες μπορούν να ενημερώνονται με e-mail ότι έχουν χρεωθεί ένα νέο έγγραφο.
Διεκπεραίωση Εγγράφου
Στα στελέχη που χειρίζονται τα έγγραφα προβάλλονται κατάλογοι μόνο των εγγράφων που έχουν χρεωθεί. Ανάλογα με τα κριτήρια που έχουν τεθεί, μπορούν να προβάλλονται τα εκκρεμή, τα έγγραφα που έχουν καθυστερήσει, κ.τ.λ. Για κάθε έγγραφο που διεκπεραιώνεται, είναι δυνατή η ενημέρωση της χρέωσης με το ποσοστό προόδου των εργασιών, με σχόλια και με συνημμένα έγγραφα. Μετά την ολοκλήρωση της διεκπεραίωσης το έγγραφο δεν εμφανίζεται στις εκκρεμότητες, εφ' όσον η διεκπεραίωση γίνει αποδεκτή από τον Προϊστάμενο. 		Εξερχόμενο - Αρχειοθέτηση
Ο Προϊστάμενος μπορεί να βλέπει σε σχετικό κατάλογο τα έγγραφα που διεκπεραιώθηκαν από τους υφισταμένους του σε κάποιο χρονικό διάστημα. Η Γραμματεία της Διεύθυνσης ή η κεντρική Γραμματεία μπορεί να καταχωρήσει ένα νέο εξερχόμενο έγγραφο και να επισυνάψει το σχετικό ηλεκτρονικό αρχείο. Τα εξερχόμενα παρουσιάζονται στον ίδιο κατάλογο με τα εισερχόμενα, ώστε να φαίνεται η ολοκλήρωση της διαδικασίας.
Οι κατάλογοι μπορούν να έχουν τη μορφή απλού πίνακα (λίστας) ή τη μορφή Βιβλίου Πρωτοκόλλου (αριστερά εισερχόμενο, δεξιά στην ίδια γραμμή εξερχόμενο).
Πνευματικά Δικαιώματα © 2008, Archimedia Α.Ε. Όροι Χρήσης.
Ζαν Μωρεάς 20, 117 41 Αθήνα. earth: 37o 57' 47.20'' N 23o 43' 22.11'' E
Τηλ: 210 9233084, 9233053 | Fax: 210 9233086 | URL: www.archimedia.gr | e-mail: info