Η εφαρμογή

Το πρόγραμμα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου της Archimedia A.E. υποστηρίζει την οργάνωση, τον συντονισμό, την παρακολούθηση και γενικότερα τον κύκλο ζωής των εγγράφων που λαμβάνει ή αποστέλλει ένας οργανισμός.

Η εφαρμογή περιλαμβάνει όλα τα απαιτούμενα χαρακτηριστικά για την καταγραφή των στοιχείων του Πρωτοκόλλου ενός οργανισμού, και επιπλέον διαθέτει προηγμένες δυνατότητες δόμησης, αναζήτησης και πρόσβασης στα δεδομένα που αποθηκεύονται.

Λειτουργικά Χαρακτηριστικά

Διαχείριση Εισερχόμενων Εγγράφων
Καταγράφεται κάθε εισερχόμενο έγγραφο (π.χ. αριθμός πρωτοκόλλου (ένας ή περισσότεροι), αποστολέας, παραλήπτης, ημερομηνία αποστολής και παραλαβής, κ.ά.).

Διαχείριση Εξερχόμενων Εγγράφων
Καταγράφεται κάθε εξερχόμενο έγγραφο (απάντηση σε εισερχόμενο ή οίκοθεν).

Διαχείριση Χρεώσεων & Παρακολούθηση Εγγράφων
Χρέωση και παρακολούθηση των εκκρεμοτήτων ή των προς διεκπεραίωση εγγράφων με βάση κάποιο χρονικό διάστημα, το στέλεχος ή το τμήμα που έχει χρεωθεί το έγγραφο, κ.τ.λ.

Διαδοχική Χρέωση Εγγράφων
σε διευθύνσεις και υπαλλήλους, για την υποστήριξη της συνεργασίας αυτών. Κατά τη διαδικασία της χρέωσης ή της διεκπεραίωσης, μπορούν να επισυνάπτονται στο έγγραφο σχόλια ή σχετικά ηλεκτρονικά αρχεία.

Αναφορές & Εκτυπώσεις
Δημιουργία, αποθήκευση και χρήση ad-hoc αναφορών, με δυνατότητες εμφάνισης στην οθόνη, εκτύπωσης και εξαγωγής σε αρχείο διαδεδομένης μορφής (Excel ή PDF), για την υποστήριξη των διαδικασιών διοίκησης και την αποδοτικότερη παρακολούθηση της πορείας των εργασιών. Αυτόματη δημιουργία Βιβλίου Πρωτοκόλλου της υπηρεσίας σε αρχείο Excel. Επιπλέον, δυναμική προβολή των εγγράφων σε μορφή Βιβλίου Πρωτοκόλλου αντί απλού πίνακα. Δυνατότητα εντοπισμού του ιστορικού ενός εγγράφου, όπου εντοπίζονται αναδρομικά σχετικά έγγραφα που προηγήθηκαν ή ακολούθησαν ένα έγγραφο.

Ολοκληρωμένη Ασφάλεια
Ο διαχειριστής του συστήματος μπορεί να καθορίσει αναλυτικά τα δικαιώματα πρόσβασης στο σύστημα για κάθε χρήστη, ενώ το περιβάλλον του χρήστη προσαρμόζεται αυτόματα, με βάση αυτά τα δικαιώματα πρόσβασης. Υποστηρίζεται κρυπτογράφηση των εγγράφων και ασφαλής Web πρόσβαση (SSL). Δημιουργία και διαχείριση χειριστών & ρόλων, με τα στοιχεία των τμημάτων και στελεχών, αλλά και των συνεργαζόμενων φορέων.

Εισαγωγή Συνημμένων Ηλεκτρονικών Αρχείων
και συσχέτισή τους με εισερχόμενα ή εξερχόμενα έγγραφα. Δυνατότητα αυτόματης εισαγωγής ψηφιοποιημένων εγγράφων από scanner.

Εξ' αποστάσεως πρόσβαση μέσω Web (Internet/Intranet)
Αν οι κανονισμοί ασφαλείας της υπηρεσίας το επιτρέπουν, είναι δυνατή η εξ αποστάσεως πρόσβαση στο Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο μέσω Internet (π.χ. από οικιακό περιβάλλον, από άλλη υπηρεσία, κ.τ.λ.).