Ο Ρόλος των εγγράφων

Τα έγγραφα αποτελούν σημαντικό μέρος των μοντέρνων επιχειρήσεων και αναμφίβολα αυτό ισχύει και στη σημερινή δημόσια διοίκηση. Κατά μέσο όρο, το 5-15% των εσόδων και το 45% του χρόνου των στελεχών αναλώνεται στη δημιουργία, αποθήκευση, και γενικότερα διαχείριση διαφόρων εγγράφων (IDC White Paper: "Documents - Τhe Life Blood of Your Business", Οκτ. 2003).

Τα έγγραφα είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχημένη λειτουργία ενός οργανισμού και μια κατάλληλη στρατηγική διαχείρισης εγγράφων θα αυξήσει την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητά του και θα μειώσει το κόστος λειτουργίας του.

Ωστόσο, η διαχείριση εγγράφων δεν είναι απλώς μία λίστα ανεξάρτητων διαδικασιών. Ανάλογα με τις ανάγκες του κάθε οργανισμού, υπάρχουν αλληλεξαρτήσεις που μπορούν να δημιουργήσουν ένα περίπλοκο πλέγμα διαδικασιών, οι οποίες θα πρέπει να σχεδιασθούν με ακρίβεια και να εκτελούνται με επιμέλεια.

Παρεχόμενες Υπηρεσίες

• Συμβουλευτικές υπηρεσίες (consulting) για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών που σχετίζονται με τη Διαχείριση Εγγράφων και το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο, και γενικότερα με τη μηχανοργάνωση μιας υπηρεσίας τόσο σε επίπεδο υποδομών και υλικού, αλλά και διαδικασιών (workflow)
• Ανάπτυξη, προμήθεια, παραμετροποίηση και εγκατάσταση εξειδικευμένου λογισμικού για τη διαχείριση εγγράφων, το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο, τη διαχείριση διαδικασιών (workflow) και την υποστήριξη της συνεργασίας μεταξύ των στελεχών (collaboration)
• Εκπαίδευση σε θέματα που αφορούν στην αποδοτικότερη χρήση και αξιοποίηση των παρεχόμενων εφαρμογών
• Τεχνική Υποστήριξη για την παραμετροποίηση, την περιοδική συντήρηση και την αναβάθμιση του λογισμικού και των διαδικασιών
• Υπηρεσίες Μεταφοράς Δεδομένων από υπάρχον σύστημα, μέσω ανάλυσης, ανάπτυξης ενδιάμεσης εφαρμογής μετατροπής των δεδομένων (transition filter) και καταχώρησής τους με τη μορφή που απαιτείται από το νέο σύστημα
• Ολοκλήρωση με άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές, όπως Διαχείριση Εγγράφων, Βάσεις Δεδομένων, κ.τ.λ., και εφαρμογές γραφείου
• Προμήθεια και εγκατάσταση εξοπλισμού, όπως υπολογιστές και περιφερειακά για τη μηχανοργάνωση της υπηρεσίας όπου θα εγκατασταθεί το λογισμικό
• Υπηρεσίες καταχώρησης Δεδομένων (Data Entry) εγγράφων παρελθόντων ετών, προκειμένου το Ηλ. Πρωτόκολλο να αποτελέσει ένα κεντρικό σύστημα αναφοράς για τα έγγραφα του οργανισμού και να επιτρέψει τη δημιουργία και ανάπτυξη “Εταιρικής Μνήμης”
• Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης, όπου για κάθε έγγραφο που καταχωρείται, αποθηκεύεται και αντίστοιχο ψηφιοποιημένο ηλ. αρχείο από scanner, ώστε να είναι αποδοτικότερη η αναζήτηση και προβολή πληροφορίας που βρίσκεται σε παλαιότερα έγγραφα