Τα οφέλη που θα αποκομίσετε με την εγκατάσταση και χρήση του Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και του Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων αφορούν τόσο στη δυνατότητα αποθήκευσης των εγγράφων που σχετίζονται με τις εργασίες σας - επιτρέποντας έτσι τη δημιουργία ψηφιακού υλικού και τη συσσώρευση επιχειρησιακής γνώσης - όσο και στη δυνατότητα συνεργασίας και αύξησης της παραγωγικότητας των στελεχών της υπηρεσίας ή εταιρείας σας.

Βελτίωση στο Χρόνο Αναζήτησης Εγγράφων

• Πριν την εφαρμογή και χρήση του συστήματος Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου, ο χρόνος αναζήτησης ενός εγγράφου ισοδυναμούσε με το χρόνο σειριακής φυλλομέτρησης μεγάλου τμήματος του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, ενώ σε πολλές περιπτώσεις ήταν απαραίτητο να ανατρέξει κάποιος στα αρχειοθετημένα έγγραφα, αφού το Βιβλίο δεν κωδικοποιεί όλες τις συναφείς πληροφορίες.
  
  
• Μετά την εφαρμογή και χρήση του Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου, η αναζήτηση και προβολή κάποιου εγγράφου δεν διαρκεί πάνω από μερικά δευτερόλεπτα.

Αύξηση της Αποδοτικότητας και Μείωση Λειτουργικού Κόστους

• Ο παραδοσιακός τρόπος διακίνησης εγγράφων μεταξύ του Πρωτοκόλλου και των Διευθύνσεων ή στελεχών του οργανισμού, μέσω φωτοτυπιών, είχε ως αποτέλεσμα την πρόκληση καθυστερήσεων, πρόβλημα που ήταν ιδιαίτερα έντονο σε πολυπρόσωπους οργανισμούς με αυξημένες ανάγκες διαμοιρασμού εγγράφων.
  
  
• Η εφαρμογή του συστήματος εξάλειψε αυτό το πρόβλημα, μια και κάθε ενδιαφερόμενος έχει πρόσβαση στα έγγραφα άμεσα μετά την καταχώρησή τους. Μέσω του μηχανισμού καταχώρησης και ψηφιοποίησης οι χρήστες έχουν πρόσβαση στην ηλεκτρονική μορφή του εγγράφου, εξαλείφοντας οποιαδήποτε ανάγκη διακίνησης χαρτιού, γεγονός που σημαίνει σημαντική βελτίωση στην αποδοτικότητα. Με τον τρόπο αυτόν, το σύστημα έχει συμβάλει και στη μείωση του λειτουργικού κόστους των οργανισμών, μέσω του δραστικού περιορισμού της κατανάλωσης αναλωσίμων (χαρτί, μελάνι, φωτοτυπίες, κ.ά.).

Δυνατότητα παρακολούθησης πορείας διεκπεραίωσης

• Πριν την εφαρμογή του συστήματος δεν ήταν εύκολο να παρακολουθήσει κάποιος τον «κύκλο ζωής» ενός εγγράφου και την πορεία διεκπεραίωσής του.
  
  
• Η χρήση αυτού, και συγκεκριμένα οι λειτουργίες χρέωσης-διεκπεραίωσης, επιτρέπουν την καταγραφή των προθεσμιών, των χρόνων διεκπεραίωσης και της προόδου των εργασιών. Ταυτόχρονα, ο μηχανισμός των φίλτρων παρέχει δυνατότητες αναζήτησης με βάση τα στοιχεία αυτά. Έτσι, το σύστημα έχει κάνει δυνατή την αναλυτική παρακολούθηση της προόδου των υποθέσεων των οργανισμών, το οποίο περαιτέρω συμβάλλει στην αποδοτικότερη εσωτερική οργάνωση.

Εξάλειψη λαθών

• Η εφαρμογή και χρήση του συστήματος Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου συνέβαλε στη δραστική μείωση λαθών που συνέβαιναν κατά τη λειτουργία του παραδοσιακού Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Συνηθέστερα λάθη ήταν αυτά που συνέβαιναν στους αριθμούς Πρωτοκόλλου, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται κενά και διπλοεγγραφές στην αρίθμηση.
  
  
• Ο μηχανισμός αυτόματης αρίθμησης για έναν ή περισσότερους Αρ. Πρωτοκόλλου, σε συνδυασμό με τη λειτουργία ελέγχου κενών αριθμών, έχουν συμβάλει στην εξαλειψη τέτοιου είδους παρατυπιών.